我整理了电脑中存储的一部份电话、邮件之后，心想不买名片机也应该可以整理的过来，但不知什么原因，我误操作把文件删除了，整理了一天的资料全部丢失，我意识到自己的想法不对，还是应该买名片机。

丈夫去电子市场买回一台汉王名片通，价格1200多元，只有手掌那么大。把名片通的软件安装到电脑上后，名片通和电脑联上线（自带的，就象插入U盘），就可以扫描了。扫描速度也很快，扫描后电脑上就显示出来，识别率比较高，只是有的英文字母容易识别错，比如把C和E混淆等。遇到这种情况，就点开该张名片修改，再保存。有的时候邮件没有扫描上去，就从新扫描一两遍。但有颜色的名片或对折的名片难以扫描，需要自己录入。我现在一小时可以整理三盒名片，比自己录入的速度快多了。

扫描之后，把内容全选后发送，转换成一个文件，有多种格式可以选择，其中CSV格式可以直接导入outlook，很多人愿意采用。同时，你可以自己选择需要存储的内容，比如单位、部门、职位、电话，传真、手机、邮件、地址等很多项，将来在该文件中检索人名就可查到这些内容，非常方便好用。

我把自己的名片整理完之后，也帮助单位同事整理，大家都很乐意，一般人都有上百张名片。

此外，平时接到别人发来的电子邮件，我也把它们存储起来。平时参加会议，我也主动和别人换名片。这些都是我们的有缘人呀。有时很久不联系的人突然来个电话，我说把邮件留下，便于今后联系，我会把我的联系方式发给你，对方也觉得很自然。

另外，如果能拿到一些单位的通讯录，也可以给所有的人发。因为他们统一采用单位的邮箱，网址是一样的，都是@×××.com.cn，或者@×××.gov.cn、@×××.edu.cn等等。但是，每个单位的邮件编排却不一样，大致有以下几种情况，比如有的是全拼（如张小华是zhangxiaohua），有的是名在前、姓在后（变成xiaohuazhang），有的是中间有横线或有点（如 xiaohua_zhang，xiaohua.zhang），看到几个人的邮件后，发现其中的规律，就可以仿照着列出所有人的名片，尽管其中可能有个别例外，但绝大部份人就可以收到。

有时，我也到一些专业网站，比如大学、律师事务所等网站寻找电子邮件，里面经常有老师、律师的邮件和电话。

因为网上搜索的邮件有些是已经不再用的，有很多单位的邮件也是搜索不到的，所以自己一点点整理还是很有必要的。积少成多，抓紧时间整理，也会找到成千上万张，建议同修们采用，搜集单位、同行、当地的电子邮件。