我们知道平时使用的中文有简体和繁体之分，在电脑中也有类似的区别，根据编码不同，分为三类：大陆和新加坡使用的GB编码、台湾使用的BIG5编码和香港使用的HZ编码。一封邮件的编码格式主要取决于最初编写这封邮件所用计算机的操作系统使用的中文平台的情况。一般在简体Windows上编写的文章（包括电子邮件）使用的是GB编码，香港版操作系统上编写的文章使用的是HZ编码，以此类推。

那么要向某个不同地区的人发送文章的时候从为对方着想的角度出发，就要做适当的编码转化，否则对方看到的可能就是一堆不知所云的字符（俗称乱码）。尽管部分电脑工程师可以通过各种工具手工解码，但是能做这样事情的毕竟是少数。市面上很多软件宣称可以做内码转换，但是我实际测试的效果不尽如人意。例如在FOXMAIL中有简繁双向转换的功能，但是它的最新版4.2实际上不能完成简体到繁体的转换。在OFFICE 2000中的简繁转换功能也是看起来转换成繁体了，实际上内码依然是GB格式的。而且这里说的繁体还有台湾版和香港版的区别，这两者也是不同的。

通过实验，我发现南极星NJSTAR的文字处理系统NJSTAR CHINESE WP 4.35在这方面做得不错，它能顺利完成各种内码的转换工作，下面我们就来看看它的简单使用情况：

1．我们首先在任意的文字编辑器中输入文章的内容。如果可能，建议把一些说法换成对方习惯的用语。例如大陆说的软件，在港台一般说是软体，大陆说的程序，港台习惯说程式。这部分的转换可以凭经验，也可以用OFFICE 2000的简繁转换功能，转换时选中“转换时包括词汇”。然后用Alt-A和Ctrl-C把需要转换的文章放到粘贴板里去。

2．打开NJSTAR WP，删去它自己的范例，然后Ctrl-V把需要转换的文字放到NJSTAR的编辑区里去。

3．选择NJSTAR WP的File->Save as，在出来的对话框中看到有“保存类型”，这里根据具体情况选择不同的编码格式。

4．保存。这时NJSTAR WP会提示保存的并非WP的格式，问你是否确认，点击按照你选定的格式就可以了。

当然，你也可以直接在NJSTAR中用你选定的编码编辑文章，然后保存为你需要的格式，NJSTAR WP中包含了几种汉字输入法。

同理，如果你收到有类似乱码的文件，你也可以用NJSTAR WP来阅读。方法是File->Open，在对话框中选择文件类型。

除此之外你也可以用其它工具把文章转换成图片（GIF格式比较好），这样也能保证对方可以阅读，但是同时传输的文件将会变得很大。

如果你要发送的是传真则不用考虑计算机内码问题，只要在Office2000中把简体汉字转换成看起来是繁体的就可以了（工具-）语言-〉中文简繁转换）。