用WORD文本框实现小册子的编排

【明慧网2006年4月2日】我们打印一份真相资料时，通常需要将其打印并装订成小册子样式，打印时使用A4纸张，而一般装订后希望成A5（即A4的一半）大小，这样便于携带、分发和存放，而且看起来漂亮，当然还要编上页码，而此时的页面是交替的，不是顺序的，沿中心对折后装订，见下图（一）：

图（一）8页a5小册子示意图，注：阴影文字为反面页码，a5纸，相同着色整体为a4纸

由图可以看到，拿8页A5小册子作例，当打印8页A5小册子，我们希望打印时在A4纸上由正面到反面分别打印8、1、2、7和3、6、4、5这样交替的页（内容也是交替的），我们都知道，平常我们使用word等字处理程序编排页面时，一般是对文档分档（两栏），但是只能按1、2、3、4、5、6、7、8序号顺序排放，按照这样的排式使用中线方式装订后将无法正常阅读。

这种情况，就连专业的排版软件Adobe PageMaker 或Freehand、Coreldraw等实现起来都是比较繁琐的，而且编排和打印时易出错，再者其页码只能手动添加，位置对不准，且十分占用时间。

其实，大家应该注意到Word中有一个类似专业的排版软件常有的文本框链接功能，这一功能可以将文本内容从一个页面随意转接到其它任一页面（无论，前面、后面可间隔多少页），不必顺序排放，这一功能将帮助我们实现专业的交替页面编排，另外辅以Word的VBA自动化功能，实现页码的一键编排，以上问题即可解决。

下面是具体实现：

1、 首先，做一个带两个大小一样文本框，设纸张为A4纸，将两个文本框各占据A4纸张左右各一半（当然离边要有一定边距），

2、 选中“控件工具箱”工具栏，点标签（即label）控件，在页面上出现了“label01” 标签，设标签字体为五号字，透明底色，无边框，完成后，将此标签置于文本框正下方，另外一个文本框上方再直接复制一个相同的名称为“label02”的标签。完成后，复制该页面，向后粘贴19个相同页面（这里为一共20页，一是因为文本框链接数量好象有限制，为不超过40多个，另外一般20页A4即40面A5也已经足用）。

3、 现在進行较关键的步骤：将页面上的文本框链接起来，注意点取并链接的顺序就决定了你置入文本后的页序，我们首先从第一页的右边一文本框开始，点取第一页的右边一文本框，再右击一下，显示快捷单，取“创建文本框链接”，图标将发生改变（呈茶杯形），这时找到第二页左边的文本框，点击之，完成链接；继续点取第二页左边的这个文本框按上面的方式右击显示快捷单，取“创建文本框链接”找到第三页右边的文本框，点击之，完成链接，注意这个过程是有规律的，是按单页为间隔，以左右、右左、左右、右左等为序的，一直到第20页，开始向上，按照同样的步骤，以自下而上的顺序，将未加入链接的文本框進行链接，直至第一页的左边的文本框链接完成。

4、 链接文本框测试：点取一个文本框，然后在任一工具栏上右击，出现自定义工具栏快捷单，点“文本框”，出现“文本框”工具栏，点第一页右边的文本框，这是开始点（以后置入文本从这里开始），再点“文本框”工具栏中的第四个按钮即“下一文本框”，点其一下即進入下一个与之链接的文本框，看是不是按设定的顺序直到回到第一页的左边文本框，如果成功，则自第一页右边的文本框开始置入足够长度的文本，看此文本是不是按照所要求的链接顺序编排的，从第一页到20页，文本框中内容顺序为40、1、2、39、38、3、4、37、36、5、6、35、34、7、8、33、32、9、10、31、30、11、12、29、28、13、14、27、26、15、16、25、24、17、18、23、22、19、20、21.这一步比较关键，却有些难度，你必须细心点，要知道，你只需要做这一次，下次就可直接使用了。

5、 文本框及其链接做好后，下一个关键问题是就是编页码，我们知道，一本小册子可能的页数是不定的，可以是4页A5，或是8页、16页、甚至40页不等，为了兼容各种不同的页数的小册子，必须使用变量方式，透过VBA（Word中的宏指令）编程实现，上面在各页中所放置的“标签”（共40个，名称从label01-label40）。其原理是，通过设定你所需的页数（当然要为4的倍数值，因为一张A4纸正反两面共放4页A5），根据输入的这个页数值，计算并给出每个标签上显示的页码值（该页码值与文本框内容顺序是对应的），计算标签上显示的页码值方法可以参看所附“书籍排版样式。doc”文件的VBA部份，这方面精通的可以看看，不太懂的也不影响，该文档是已完成的排版样式文档，直接可以使用，而且操作简单，提醒你，使用中要将该文档置为“只读”，防止改写，可以连续从用，VBA代码的关键是计算各label的值，并定义A4页面结束点，即不到40页A5时，代码要求不运行到该页代码后，否则，计算结果会错误，且出现运行错误之类问题。该VBA代码的处理已经比较完善，另外一点要说明，使用时如果你只需要32页A5，则要将16页A4后的页面及文本框删除，不删除结果就会使文本進入不需要的页面上去，比如17页A4上去，而这页根本不需要，其删除方法是点取33页A5页面头部拖至尾部，选中（看不到，但是确实是选中了），点删除，即可，需要其它页数时，执行同样的步骤操作，删除其它页数之后的页面。计算页码值开始的操作点是文档页面项部的桔红色彩条，如下图：

双击第一页顶部的该桔红色彩条（指针呈箭头时双击有效），出现对话框，输入实际需要的页数（A5页数，且必须为4的倍数页，不要大于40），点“生成页码”按钮，查看页面的变化，发挥想象，是不是你所需要的？

去掉实际需要的页数之外的页面（前面介绍过方法），最后从第一页右边文本框（只有这个文本框是有段落标记的，另为了在打印时不打印文本框的边框，所以将其边框置无线条色）置入文本，按“编辑”＞“全选”，将文本框中文本全部选中后调整文本段落和字体大小，使文本正好充满全部文本框（看文本头部和尾部，主要是尾部是否已经到了第一页上的左边文本框，且该文本框未溢出，即文本尾部内容不缺）。

关于确定小册子页数的小技巧：即在普通空白A4文档中输入该文本测试一下，格式化后看页数，这个页数应该跟做成的小册子换成A4纸页数差不多。

另外对于超过40页A5的册子，可以简单的将几个40页A5的册子合订即可。

以上方法可适合于word97及以上各程式。

附件：书籍排版样式，为完成品可直接使用：下载书籍排版样式（38KB）

编者注：这种方法还是比较繁琐，而且不太灵活。建议使用多版打印程序（多版打印程序6.20），或者使用WORD 2002自带的小册子排版功能（“用Word 2002打印自己的小册子”），或者直接使用明慧网提供的PDF文件，这些都不要考虑复杂的页码编排问题。